Folgende Inhalte erwarten Sie:
Modul 1: Fit for Future – Die Rolle der New Work Assistenz in der neuen Arbeitswelt
- Den Kulturwandel aktiv gestalten: Ihre Rolle als Impulsgeber
- Ihre neue Rolle erfolgreich etablieren: Strategien für eine starke Positionierung
- Digitales Mindset entwickeln: Chancen erkennen und nutzen
- Generationengerechte Zusammenarbeit: Synergien im Generationen-Mix schaffen
- Veränderungsprozesse erfolgreich begleiten: Strategien und Werkzeuge
Modul 2: KI-Tools im Assistenzalltag
Einordnung KI-Tools im Büro
- Überblick Anbieter (Microsoft Copilot, Claude, ChatGPT, Gemini)
- Unterschiede zwischen externer KI und integrierter KI
- Bedeutung der Arbeitsumgebung für die Tool-Auswahl
Der große Vorteil von Microsoft Copilot für die Assistenz
- direkter Zugriff auf Outlook, Teams, Word, OneDrive
- Nutzung von E-Mails, Terminen und Dokumenten im Kontext
- Integration in bestehende Arbeitsprozesse und typische Aufgaben
Typische Aufgaben der Geschäftsführungsassistenz mit KI
- E-Mails zusammenfassen, beantworten und priorisieren
- Termine analysieren und koordinieren
- Meetings zusammenfassen und Aufgaben erstellen
- Recherchen und Aufbereitung von Unterlagen
Vom Einstieg zur praktischen Nutzung
- Copilot Chat nutzen (Arbeitsmodus verstehen)
- einfache Prompts für typische Assistenz-Aufgaben
- Ergebnisse prüfen und verbessern
- Praxisübung: ein Copilot Notebook als persönlichen Wissenspool anlegen
Grundlagen für den produktiven Einsatz
- Zusammenhang von Daten und KI-Ergebnissen
- Unterschiede zwischen Tools bei gleicher Aufgabe
- Demo: Copilot Cowork – ein Blick darauf, wie Copilot Aufgaben künftig eigenständig ausführt
Modul 3: Wissen strukturieren und Aufgaben automatisieren
Wissen bündeln: von der Quelle zum Wissenspool
- NotebookLM (Google) vs. Copilot Notebooks (Microsoft) im Direktvergleich
- Quellen sammeln, Dokumente analysieren, Zusammenfassungen erzeugen
- Entscheidungskriterium: Ökosystem bestimmt das Tool, nicht die KI-Funktion
Work IQ: Copilot versteht den Arbeitskontext
- Was Work IQ ist: Daten, Kontext und Gedächtnis in einer Schicht
- Wie Copilot E-Mails, Termine, Dateien und Arbeitsgewohnheiten verknüpft
- Quintessenz: Je besser das Wissen strukturiert ist, desto besser arbeitet die KI
Vom Prompt zum Assistenten: Wissen dauerhaft nutzbar machen
- Einen bewährten Prompt in einen Assistenten überführen (Name, Aufgabe, Instruktionen, Wissensquellen)
- Vorgefertigte Assistenten in Copilot (Prompt-Coach, Writing Coach, Recherche, Analyst)
- Praxisübung: einen eigenen Assistenten mit dem Agent Builder aufsetzen
Agenten im Assistenzalltag: vom Assistenten zum Agenten
- Ein Assistent beantwortet Fragen
- Ein Agent führt mehrere Schritte aus und handelt eigenständig
- Typische Agenten im Assistenzalltag (E-Mail-Priorisierung, Terminkoordination, Reiseplanung, Meeting-Protokolle, Aufgaben-Verteilung)
- Praxisübung: einen Assistenz-Agenten gemeinsam aufsetzen
Copilot Cowork: Aufgaben automatisieren statt Prompts schreiben
- Was Cowork ist: erkennt die Situation, verteilt Aufgaben an Agenten und Skills die eigenständig ausführen
- Skills: wiederverwendbare Anweisungen die dazu lernen
- Eigene Skills erstellen – ohne Code, ohne IT
- Kontrolle behalten: Freigabe vor jeder sensiblen Aktion (Human-in-the-Loop)
- Plugins und Erweiterungen als optionale Anbindung externer Systeme
Modul 4: Digitale Zusammenarbeit – Workflow mit Microsoft 365 verstehen und clever nutzen
- MS-Teams: Ihre Plattform für digitale Zusammenarbeit
- SharePoint und OneDrive: Cloud-Ablage für eigene und Team-Dateien
- MS-Forms: interne und externe Abstimmungen bzw. Umfragen erstellen
- Loop: Dynamische Komponente als Kollaborationsmittel nutzen
Modul 5: Erfolgsfaktor Persönlichkeit für den Erfolg New Work Assistenz
- HBDI Persönlichkeitsanalyse verstehen und anwenden
- Erfolgreich mit unterschiedlichen Persönlichkeitstypen zusammenarbeiten
- Ihr persönliches Stärken- und Schwächenprofil erkennen
- Innere Antreiber entdecken
- Führungskompetenzen entwickeln
Modul 6: Agiles Projektmanagement – Agiles Mindset – Agiles Arbeiten
Teil 1: Zeitmanagement-Methoden umsetzen
- Eat the Frog: Fokus auf die wichtigste (unangenehmste) Aufgabe zuerst; Tagesplan mit „Frosch-Aufgabe“ beginnen
- Eisenhower-Prinzip: Aufgabenmatrix „dringend“ vs. „wichtig“
- ABC-Analyse: Aufgaben nach Wertigkeitsstufen festlegen
- Getting Things Done (GTD): 5 Schritte – Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen, Erledigen; Anwendung z. B. Papier-Posteingang, Notizbuch, Aufgabenliste
- Time Blocking: Zeitblöcke im Kalender reservieren; Tagesstruktur mit festen Zeitfenstern planen
Teil 2: Selbstorganisation und Entscheidungsfindungs-Methoden
- 80/20-Regel (Pareto-Prinzip): Aufgaben nach Output gliedern
- Strategische Projektplanung: MoSCoW- und SWOT-Analyse
- Six Thinking Hats (Edward de Bono): 6 Denkrollen/Hüte für strukturierte Entscheidungsfindung
- Persönlicher Methodenkoffer: Erstellung eines individuellen Sets an Methoden und Vorlagen
Modul 7: Digitales Aufgabenmanagement
- MS-Teams: Ihre Plattform für digitale Zusammenarbeit
- SharePoint und OneDrive: Cloud-Ablage für eigene und Team-Dateien
- MS-Forms: interne und externe Abstimmungen bzw. Umfragen erstellen
- Loop: Dynamische Komponente als Kollaborationsmittel nutzen
Modul 8: Selbst- und Zeitmanagement – Ihr Methodenkoffer zum Erfolg
Agiles Mindset: Der Weg zur New Work Assistenz
- Agile Werte und Prinzipien im Office-Alltag
Scrum & Kanban für die Assistenz-Praxis
- Frameworks verstehen, anwenden und Retrospektive (Reflexionsformat) live erleben
Backlog & Priorisierung: Aufgaben smart managen
- User Stories (Aufgaben aus Nutzersicht), MoSCoW (Priorisierung Must/Should/Could/Won't) und WIP-Limits (Begrenzung paralleler Aufgaben) gegen Überlastung
Tool-Box & KI-Power: Digitale Helfer nutzen
- Microsoft Planner als Kanban-Board (visuelle Aufgabentafel) und KI als agiler Co-Pilot
Agile Leadership beyond IT: Die neue Assistenz-Rolle
- Facilitieren (Prozesse gestalten), moderieren und Transfer in HR, Marketing, Finance & Co.
Quick Wins & Best Practices
- Sofort umsetzbare Erfolgsbeispiele und 1-Wochen-Commitment
Modul 9: Kommunikations-Skills für schwierige Gespräche
- Einführung in die Kommunikationspsychologie
- Vorbereitung auf schwierige Gespräche
- Ihre Toolbox für positive Kommunikation
- Aktives Zuhören und Empathie zeigen
- Umgang mit Widerstand und Konflikten
- Konstruktives Feedback geben
Modul 10: Work-Life-Balance & Resilienz im Assistenzalltag – professionell, klar und belastbar bleiben
Rolle und Belastungssituation der Assistenz
- Arbeiten im Spannungsfeld mehrerer Ansprechpartner
- Typische Belastungsfaktoren im Assistenzalltag
- Eigene Stressmuster erkennen
Selbstmanagement und Prioritätensetzung
- Aufgaben strukturieren und Prioritäten klären
- Umgang mit parallelen Anforderungen und kurzfristigen Aufgaben
- Eigene Arbeitsfähigkeit sichern
Professioneller Umgang mit Stress
- Frühzeitiges Erkennen von Stresssignalen
- Methoden zur kurzfristigen Entlastung im Arbeitsalltag
- Strategien zur nachhaltigen Stressreduktion
Resilienz und innere Stabilität
- Umgang mit Druck und herausfordernden Situationen
- Stärkung der eigenen Widerstandskraft
- Gelassenheit im beruflichen Alltag entwickeln
Gesundheit und Leistungsfähigkeit erhalten
- Bedeutung von mentaler und körperlicher Balance
Zeitbedarf:
Modul 1-10: jeweils 4 Stunden (Modul 6 hat 2 Teile à 4 Stunden)
3 Termine à 2 Stunden: Arbeit in Peer Groups
Zeitbedarf total = 50 Stunden plus 1 Stunde Abschlusspräsentation
Abschluss:
Präsentation der Projektarbeit mit Fragen dazu im Anschluss
Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Sie ein IHK-Zertifikat.
Ihr Trainerteam steht Ihnen während der Ausbildung zur Beratung und Supervision zur Verfügung.
