New Work Assistenz IHK, Live Online

Modul 1: Fit for Future – Die Rolle der New Work Assistenz in der neuen Arbeitswelt 

• Den Kulturwandel aktiv gestalten: Ihre Rolle als Impulsgeber
• Ihre neue Rolle erfolgreich etablieren: Strategien für eine starke Positionierung
• Digitales Mindset entwickeln: Chancen erkennen und nutzen
• Generationengerechte Zusammenarbeit: Synergien im Generationen-Mix schaffen
• Veränderungsprozesse erfolgreich begleiten: Strategien und Werkzeuge


Modul 2: ChatGPT, Copilot und AI für Microsoft Office

• Überblick & Einordnung: Unterschiede und Gemeinsamkeiten von ChatGPT und Microsoft 365 Copilot im Business-Kontext

• Outlook – E-Mails intelligenter bearbeiten: Automatisierte Antwortvorschläge, Aufgaben aus Mails extrahieren, Termine verwalten

• Word – Effizienter schreiben & gestalten: Textbausteine, Formatvorlagen, konsistenter Stil mit Copilot & ChatGPT (Can-vas vs. Microsoft Pages)

• Excel – Daten verstehen & auswerten: Formeln erklären lassen, Pivot-Tabellen erstellen, KI-gestützte Datenanalyse

• MS Teams & ChatGPT Projects – Wissen nutzbar machen: Protokolle & Transkripte generieren, Dokumente zusammenfassen und auswerten, Wissensmanagement optimieren

• PowerPoint – Präsentationen automatisch erstellen: Gliederung, Folienlayouts, Sprechertexte mit KI generieren

• Automatisierungspotenziale: Einsatz von Copilot Studio vs. Custom GPTs – inkl. API-Integration, Function Calls & Automatisierungsansätze

• Rechtliche Grundlagen: DSGVO, EU AI Act, Compliance-Fragen im Umgang mit KI-Werkzeugen

• Vom Tool zur Strategie: Entwicklung erster Ideen für eine unternehmensspezifische KI-Strategie – praxisnah und mit Fokus auf konkrete Anwendungsfälle


Modul 3: Die digitale Zusammenarbeit - Workflow mit Microsoft 365 verstehen und clever nutzen 

• Teams- Plattform für digitale Zusammenarbeit
• SharePoint und OneDrive- Ablage für eigene und Team-Dateien
• Forms- Tool für interne und externe Abstimmungen bzw. Umfragen
• Lists-Listen und Loop-Komponenten gemeinsam nutzen und Prozesse abbilden
Termin: 13.05.26 Stefanie Dettmar( 09:00 Uhr bis 13:00 Uhr)


Modul 4: Organisation von Veranstaltungen – online oder vor Ort 

1. Warum Meetings oft frustrieren

2. Historische Perspektive & Meetingformen
• Die Geschichte des Meetings
• Roberts Rules
• Überblick zu Meetingarten

3. Meetingkultur & deren Herausforderungen
• Was prägt unsere Meetingkultur?
• Typische Haltungsmuster & Blockaden
• Was passiert nach einem Meeting?

4. Das Kick-off-Meeting professionell gestalten
• Ziel und Bedeutung von Kick-off-Meetings
• Vorbereitung und Planung:
• Strukturierung und Moderation eines Kick-offs

5. Kommunikation und Feedback
• Der Feedback-Burger als Methode
• Feedback in Meetings gezielt einsetzen

• Modul  5: Erfolgsfaktor Persönlichkeit für den Erfolg New Work Assistenz 
  
  • HBDI Persönlichkeitsanalyse verstehen und anwenden
  • Erfolgreich mit unterschiedlichen Persönlichkeitstypen zusammenarbeiten
  • Ihr persönliches Stärken- und Schwächenprofil erkennen
  • Innere Antreiber entdecken
  • Führungskompetenzen entwickeln
  
  
  Modul 6: Selbst- und Zeitmanagement   Ihr Methodenkoffer zum Erfolg (Teil 1 und Teil 2)
  
  • Eat the Frog - Priorisieren Sie Ihre Aufgaben effektiv mit MS To Do in Outlook.
  • Eisenhower-Prinzip - Effizientes Aufgabenmanagement mit MS To Do in Outlook.
  • ABC-Analyse - Aufgaben priorisieren mit MS To Do in Outlook.
  • Getting Things Done – GTD – Strukturierter Posteingang in Outlook.
  • Time Blocking - Strukturierung Ihres Tages mit dem Kalender in MS Outlook.
  • KanBan-Methode - Visuelles Aufgabenmanagement für Teams mit Planner in MS TEAMS.
  • MoSCoW-Methode - Priorisierung von Projektanforderungen.
  • 80/20-Regel - Pareto-Prinzip - Fokussierung auf effektive Aufgaben.
  • Pro Kontra Liste - Entscheidungsfindung erleichtern.
  • SWOT-Analyse - Strategische Planung mit MS Excel.
  • Entscheidungsbaum - Visualisierung von Entscheidungswegen mit SmartArt.
  • Six Thinking Hats von Edward de Bono - Diversifizierte Denkansätze anwenden.
  
  
  Modul: 7 Digitales Aufgabenmanagement
  
  MS ToDo - der persönliche Aufgabenassistent
  • Einrichten und Personalisieren von MS ToDo
  • Erstellen von Aufgaben und To-Do-Listen
  • Setzen von Erinnerungen und Fälligkeitsdaten
  • Tägliche Aufgabenhighlights und „Mein Tag“-Funktion
  • Synchronisierung mit Outlook-Aufgaben
  
  Planner – das Tool für Teamprojekte und -aufgaben
  • Erstellen von Plänen, Buckets und Aufgaben
  • Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder
  • Setzen von Fälligkeitsdaten und Erinnerungen
  • Fortschritt verfolgen mit Diagrammen
  • Integration in Teams und Zusammenarbeit in Echtzeit
  
  Praktische Übungen und Fallstudien
  • Szenarien aus dem realen Geschäftsalltag, um die erlernten Fähigkeiten anzuwenden
  • Tipps und Tricks von Experten
  
  
  
  Modul 8: Agiles Projektmanagement
  
• Agiles Mindset: Der Weg zur New Work Assistenz, Agile Werte und Prinzipien im Office-Alltag
• Scrum & Kanban für die Assistenz-Praxis: Frameworks verstehen und direkt anwenden
• Backlog & Priorisierung: Aufgaben smart managen: User Stories und effektive Planungsmethoden
• Agile Leadership: Die neue Assistenz-Rolle: Facilieren, moderieren und Teams enablen
• Tool-Box & KI-Power: Digitale Helfer nutzen:  Praktische Tools für agiles Arbeiten
• Agil beyond IT: Transfer in alle Bereiche: Anwendung in HR, Marke/ng, Finance & Co.
• Quick Wins & Best PracZces:  Sofort umsetzbare Erfolgsbeispiele

• Grundlagen der Work-Life-Balance: Was eine gesunde Balance ausmacht und wie sie
• sich in der Assistenzrolle gestalten lässt.
• Strategien für mehr Ausgeglichenheit: Alltagsnahe Techniken, um Beruf und
• Privatleben besser zu verbinden – auch bei hohem Tempo.
• Stressmanagement: Frühwarnsignale erkennen und wirksame Methoden einsetzen,
• um Belastungen zu reduzieren.
• Resilienz aufbauen: Fähigkeiten entwickeln, um Herausforderungen gelassen und
• lösungsorientiert zu meistern.
• Tools & Ressourcen: Praktische Werkzeuge, Routinen und kleine Übungen, die Resilienz
• im Alltag fördern.
• Gesund bleiben: Tipps für mentale Frische und körperliche Leistungsfähigkeit.
• Praxisnah trainieren: Fallbeispiele und interaktive Übungen mit direktem Transfer in
• den Assistenzalltag.

Module 1-10 (außer 6) à 4 Stunden

Modul 6 hat 2 Teile à 4 Stunden

3 Termine à 2 Stunden: Arbeit in Peer-Teams
Ihre Trainerinnen stehen Ihnen während der Ausbildung zur Beratung und Supervision zur Verfügung

Stunden total = 50 Stunden plus Abschlusspräsentation 1 Stunde, 80% Anwesenheit ist erforderlich, um das Zertifikat nach erfolgreicher Abschlusspräsentation zu erhalten

Abschluss:
Präsentation der Projektarbeit mit Fragen dazu im Anschluss
Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Sie ein IHK Zertifikat.